- 工作場合的人都可打招呼
- 自己把乾淨的地方弄髒 要自己弄乾淨
- 向同事借物品可以回感謝函或小禮物
- 邀請函應於一週內回覆
- 若有人開黃腔可轉移話題或離開現場
電話
- 辦公室電話不應響超過三聲
- 接起來先報自己的公司與自己稱呼
- 確認來電者身份(公司寶號/尊姓大名)
- 重要的是「誰打來」「要找誰」
- 稱呼自己主管要加頭銜
- 轉接要按「保留」 有音樂比較不會讓人著急
- 若等候時間長 要說 「對不起 讓您久等了」 若時間太長 還是晚點再回撥
- 若不接的電話 可說主管有事外出
- 詢問找的人不在是否要留話
- 聽完來電事由 要複誦確認 加上「我會轉達請他回電」
- 請對方留下聯絡方式 找合適者回電
- 最後道謝
- 讓顧客先掛電話
- 留話務必回電
- 電話抱怨若道歉不行 可詢問對方認為什麼方法適宜 若不合理 可向上稟報 請上面處理
- 若開會中有重要來電 用紙條遞進去
- 中斷冗長電話:(1)有訪客(2)有長途電話(3)和人家約的時間到了
- 打過去:(1)家人聲音很像 要先確認通話對象 (2)徵詢是否方便說話 (3)擬好通話重點
- 詢問對方方便接電話的時間
交辦事項處理
- 主管交辦事項逐條記下 如有疑問馬上請示
- 聽完指示要複誦一次 問清楚(1)工作期限(2)配合單位(3)若無期限 可主動提出
- 最後詢問有無其他項目 若無 則表明自己去進行這些工作 先離開
- 非直屬上司交辦事項 應向自己直屬上司秉明
- 若很忙 可以告知其他主管手邊還有急件 做完再完成其交辦事項可以嗎？
- 隨時報告工作進度 先說明結論 再簡述理由與過程
- 工作一結束 馬上回報
- 工時較久 則分段落回報
- 無法如期完成的工作 應說明阻力點 勿推諉
接待
- 接待前要清理場地 準備資料
- 若有客人臨時走到面前 要立刻接待
- 臨時有事可找人幫忙接待一下來訪者
- 若來客請代為轉達則不用回名片
- 在公共場合 晚輩要先遞名片給上司
- 遞名片應字體朝對方 可欠欠身 說：「我是某某 請多指教」一面恭敬的注視對方雙手
- 名片要雙手接（手上有東西先放下）
- 若名片上頭銜不錯 可讀出來並抬頭看對方的臉
- 名片上有不會讀的字要立刻請教
- 收下後可另外找時間在名片上記下會面的時間 地點 談話等 方便日後回想
- 在電梯裡勿背對客戶
- 引導時碰到轉彎要停下來指引方位
- 進入會客室前先敲門 若門向內開 自己先入內固定;若門向外開 讓客人先入 自己在外固定
- 可提供等待的客人報紙 茶水（報紙有油墨 雜誌更佳）
- 上席: 離門遠 位置佳 視野佳 離辦公區遠
- 要有備用椅子
- 帶茶托時可順便備毛巾
- 茶包泡茶要取出才可給客人
- 依客人輩份大小順序奉茶 再依主人輩份大小順序奉茶
- 要奉茶時 可說「對不起 幫您奉茶 請注意」以免人家沒注意撞倒
- 茶點以方便食用 不掉渣 為原則
- 茶點招待要同時附紙巾
- 奉茶完畢應面對客人點頭致意 單手拿盤至身旁 倒退幾步 轉身離去
- 若時間長 約1~1.5小時要加茶
- 握手時 長輩先伸手 晚輩再伸手（現在推行拱手不握手）
- 送客：電梯關上或車子開走才可離去
會議安排
- 座次可先詢問主管或對方
- 為了不使權力偏重任何一方 最好主管 部屬穿插著坐 同部門也不一起坐 針鋒相對者不面對面
- 接待人員若不參加會議 要離開時先向主管和訪客鞠躬致意 倒退幾步 然後離去
信件
- Email 要有個人聯絡資訊
- 信件內容若超過一頁 做好註明頁碼
面試
- 面試可帶紙筆
- 自介要強調特別處
- 提出工作範疇的疑問
- 垃圾帶去丟
檔案
- 檔案用同一色系 以不同色區分 可以避免色不夠
離職
- 辭職信重點:1.事由2.感謝公司3.致歉帶來的困擾與不便4.為人生經歷譜下一段學習記錄
- 離職前 將事項列清單以利交接
- 每項交接項目列簽名單 雙方簽名以示負責
- 工作進度/工作期限對照表製作
- 引接班人認識工作同仁
- 財物要當主管面點交清楚
- 鼓勵新人 感謝舊人
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